4 CARACTERÍSTICAS BÁSICAS A LA HORA DE COMPRAR UN SISTEMA

A lo largo de mi carrera informática he podido observar como la mayoría de empresas sean estas pequeñas y medianas (PYMES), al verse en la necesidad de un sistema informático caen en la falta de conocimiento a la hora de seleccionar un sistema que les permita administrar de la mejor manera sus empresas.

Para aprender un poco a seleccionar el sistema adecuado para su empresa en este artículo mencionaremos algunos términos importantes que deben conocer a la hora de comprar un sistema.

1.- MULTIEMPRESA

Hace mucho tiempo un joven empresario colocó una farmacia en un sector de la ciudad. Con el pasar de los años creció hasta el punto de comprar más farmacias, alrededor de 6 grandes farmacias dos de las cuales estaban a las afueras de la ciudad. Adicional a esto decidió construir un centro médico y adquirió la franquicia de un SPA cada empresa con su respectivo RUC (Registro Único de Contribuyente).

Al crecer tanto perdió el control del manejo de su inventario entre otros procesos. La gran mayoría de las PYMES manejan toda su información de manera manual, enviando la información de farmacia en farmacia através de un PEN DRIVE o CD.

Imagínense Uds. recorriendo 6 farmacias todos los días para actualizar el inventario y poder vender los productos farmacéuticos todos los días o lo que es peor manejando su información financiera en hojas EXCEL.

Su empresa debe realizar y presentar los estados financieros a tiempo, Usted necesita saber si sus empresas son realmente rentables, controlar de mejor manera las ventas y ordenes de compra, saber qué producto tiene mayor rotación en cada sector para poder crear las estrategias y promociones adecuadas todo esto hace que su negocio crezca competitivamente.

Hasta este momento Ud. puede pensar: ¿Necesito un sistema para cada una de mis empresas?

La respuesta es NO.

Por eso a la hora de comprar un sistema si Ud. es dueño de algunas empresas, debe tener claro que su sistema debe ser MULTIEMPRESA porque le permite gestionar todas las operaciones de sus empresas por separado con un solo sistema.

2.- MULTIUSUARIO

Conozco el caso de empresas que fueron manejadas con hojas en EXCEL. Compartían el archivo creyendo que sus empleados podrían trabajar al mismo tiempo en el mismo archivo y mantener de esta manera sus datos centralizados y actualizados. Esto es un grave error que la mayoría de PYMES comenten por falta de conocimiento.

Si Ud. comparte una hoja EXCEL debe de saber que esta hoja solo podrá ser usada por una persona a la vez. Así es, Ud. tendrá que esperar que la otra persona deje de usar el archivo para poder trabajar en él.

Imaginemos por un momento que mi empresa vende útiles escolares y tengo 5 empleados atendiendo por mostrador a los diferente clientes que llegan a mi local. Todos con sus computadores tratando de acceder al mismo archivo para poder buscar el producto que cada cliente desea con su respectivo precio y peor aún pretendiendo que todos los empleados puedan modificar en ese momento el número de unidades vendidas.

• ¿Podría el resto de empleados seguir vendiendo fluidamente?

• ¿La atención al cliente sería de manera ágil? ¿Estaría dispuesto a esperarnos el tiempo necesario hasta que el otro vendedor atienda al otro cliente?

• ¿La información en lo que respecta a las unidades que quedan por venderse (stock actual), sería confiable para el resto de empleados?

Con un sistema MULTIUSUARIO cada empleado puede ver la información al mismo tiempo, no necesita esperar que la otra persona deje de trabajar.

Volviendo a nuestro ejemplo de venta de útiles escolares, cada empleado trabajará de manera independiente y el sistema automáticamente manejará el stock sin necesidad que este sea actualizado constantemente por un empleado.

3.- SEGURIDAD EN SUS DATOS

Adicional a esto Ud. puede dar a cada empleado un perfil de acceso a las diferentes actividades que realiza dentro de su empresa. Qué quiero decir con esto. ¿Por qué un empleado que trabaja en el área de ventas debería de tener acceso a los balances contables? O ¿Por qué el Jefe de compras debería de tener acceso a la información de los sueldos de los empleados?

Al tener muchas personas trabajando en su empresa Ud. debe de proporcionar accesos y claves que permitan visualizar solo aquella información que es relevante para cada área a esto se le llama SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN. Muchos usuarios accesando al sistema, pero solamente visualizando la información que necesitan para el puesto que ocupan dentro de la empresa.

4.- ARQUITECTURA WEB

Actualmente todo, absolutamente todo es orientado a la INTERNET. Quiere decir que el sistema fue construido y diseñado para ser utilizado a través de lo que conocemos como la WEB. Para ser más didácticos tomando el ejemplo anterior del dueño de 3 empresas: Farmacias, Centro médico y SPA.

Si en estos momentos este empresario se encontrara en el SPA y tiene la necesidad de visualizar o realizar alguna operación para el Centro médico, lo podrá hacer accediendo remotamente a través de una conexión Internet sin necesidad de trasladarse hacia ese sector de la ciudad donde se encuentra ubicado su centro médico.

Adicionalmente la flexibilidad de poder manejar el sistema desde dispositivos como: tablets y celulares. Si Ud. es dueño de una empresa que vende productos de consumo ejemplo: Vinos.

¿Acaso no sería fantástico que el vendedor a través de su celular pueda visualizar la disponibilidad de vinos que tiene en ese momento , los precios y demás información para la venta cuando está con su cliente?

Con estas cuatro características básicas Ud. podrá comprar el sistema adecuado para su empresa pensando siempre a futuro en el bienestar y crecimiento de sus empresas.